Основные организационные мероприятия

В течение 2015 года были разработаны и приняты в установленном порядке 5 постановлений администрации Джанкойского района по вопросам архивного дела:

- «Об утверждении Положения об экспертной комиссии архивного отдела (муниципального архива) администрации Джанкойского района» - от 24.02.2015 № 41;

- «Об утверждении Порядка использования архивных документов в читальном зале архивного отдела (муниципального архива) администрации Джанкойского района» - от 06.05.2015 № 135;

- «Об утверждении административного регламента администрации Джанкойского района по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных документов (архивных справок, выписок, копий)» - от 12.05.2015 № 151;

- «Об утверждении Положения об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации Джанкойского района» - от 29.05.2015 № 181.

- «О внесении изменений в Административный регламент администрации Джанкойского района по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных документов (архивных справок, выписок, копий)» - от 16.11.2015 № 370.

Предоставлялись информации по Поручениям Главы Республики Крым, в Совет министров Республики Крым, в Государственную архивную службу Республики Крым, по поручениям главы администрации Джанкойского района, велась активная работа в области архивного дела с муниципальными образованиями Джанкойского района.

Принималось участие в коллегиях Государственной архивной службы Республики Крым. На коллегию 30 октября 2015 года был представлен доклад «О состоянии архивного дела в Джанкойском районе».

Вопросы об архивном деле рассматривались на аппаратных совещаниях администрации:

- Об итогах работы архивного отдела администрации за 2014 год - 26.01.2015.

- О работе трудовых архивов в администрациях сельских советов. Исполнение запросов по обращениям граждан - 08.06.2015.

- О состоянии архивного дела в Джанкойском районе - 07.09.2015.

Проведено 7 заседаний экспертной комиссии архивного отдела по вопросам упорядочения и приема документов.

Для согласования на экспертно-проверочную комиссию Государственной архивной службы Республики Крым были подготовлены документы 8 учреждений.

В составе рабочей группы с выездом в сельские поселения оказана консультативно-методическая помощь по архивному делу работникам Масловского, Целинного, Яснополянского, Завет-Ленинского сельских советов.

Рассмотрены вопросы на семинарах с главами и заместителями глав администраций сельских поселений:

-  По запросам граждан.

-  Упорядочение документов и использование сведений из нотариальных дел.

- Подготовка и передача документов на хранение.

Опубликована статья в горрайонной газете «Заря Присивашья»  о сведениях по хранению документов, как ликвидированных, так и действующих учреждений и организаций.

Заключено 44 договора о взаимодействии и сотрудничестве с организациями, хранящими документы учреждений - источников формирования Национального архивного фонда Украины, которые передавали документы на хранение в архивный отдел (муниципальный архив) администрации Джанкойского района.

Обеспечение сохранности и государственный

учет архивных документов

Ежегодные проводимые мероприятия, направленные на улучшение условий хранения документов: соблюдался температурно-влажностный режим, проводилось кварцевание помещений хранилищ и дел, обеспыливание, влажная уборка.

Проводились мероприятия по улучшению физического состояния дел. Так, при переработке описи постоянного хранения Стальненского сельского совета были заменены устаревшие обложки дел.

Принято на муниципальное хранение 602 дела двенадцати учреждений:

1. Азовский поселковый совет - 36 ед. хр.;

2. Масловский сельский совет - 20 ед. хр.;

3. Изумрудновский сельский совет - 52 ед. хр.;

4. Управление агропромышленного развития Джанкойской РГА - 19 ед. хр.;

5. Завет-Ленинский сельский совет - 42 ед. хр.;

6. Кондратьевский сельский совет - 4 ед. хр.;

7. Яснополянский сельский совет - 3 ед. хр.;

8. Луганский сельский совет - 65 ед. хр.;

9. Светловский сельский совет - 1 ед. хр.;

10. Вольновский поселковый совет - 29 ед. хр.;

11. Джанкойская райгосадминистрация - 294 ед. хр.;

12. Горрайонное управление Госкомзема в г. Джанкой и Джанкойском районе - 37 ед. хр.

Закартонировано 602 ед. хр.

В результате переработки описи Стальненского сельского совета выбыло - 31 ед. хр.

После приема дел проведено уточнение постеллажных и топографических указателей.

Документов и дел, находящихся в розыске, нет. Выемка документов правоохранительными органами не производилась.

Обновлена материально-техническая база архивного отдела: произведена замена 4-х компьютеров на ноутбуки с программным обеспечением Windows 2013, многофункциональное устройство (принтер со сканером).

Произведен монтаж металлических сейфов для хранения документов, которые заменили металлические стеллажи протяженностью 33 погонных метра.

Приобретены архивные коробки, светозатемняющие жалюзи на окна в архивохранилища.

Произведена перезарядка 5 огнетушителей.      

Формирование Архивного фонда Республики Крым.

Организационно-методическое руководство архивами и делопроизводством организаций - источников комплектования

Принято документов постоянного срока хранения 602 дела при плане 300 дел. Это документы Азовского, Вольновского, Масловского, Изумрудновского, Завет-Ленинского, Кондратьевского, Яснополянского, Луганского, Светловского сельских советов, управления агропромышленного развития райгосадминистрации, Джанкойской райгосадминистрации, Горрайонного управления Госкомзема в г. Джанкой и Джанкойском районе.

По личному составу документы не принимались.

Рассмотрены на заседании экспертной комиссии архивного отдела и согласованы:

описи № 1 постоянного хранения на управленческую документацию - 12:

1. Азовский поселковый совет.

2. Масловский сельский совет.

3. Изумрудновский сельский совет.

4. Управление агропромышленного развития Джанкойской РГА.

5. Завет-Ленинский сельский совет.

6. Джанкойская райгосадминистрация - 3.

7. Вольновский поселковый совет.

8. Стальненский сельский совет.

9. Ермаковский сельский совет.

10. Лобановский сельский совет.

описи № 2-П на похозяйственные книги -  2:

1. Изумрудновский сельский совет.

2. Завет-Ленинский сельский совет.

описи «Л» дел по личному составу - 9:

1. Азовский поселковый совет.

2. Масловский сельский совет.

3. Изумрудновский сельский совет.

4. Завет-Ленинский сельский совет.

5. Джанкойская райгосадминистрация - 3.

6. Вольновский поселковый совет.

7. ООО «Крым-Рис».

Акты об изъятии к уничтожению документов, не подлежащих хранению - 11:

1. Вольновский поселковый совет.

2. Завет-Ленинский сельский совет.

3. Масловский сельский совет.

4. Изумрудновский сельский совет.

5. Управление агропромышленного развития Джанкойской РГА.

6. Ярковский сельский совет.

7. Азовский поселковый совет.

8. Стальненский сельский совет.

9. Джанкойская райгосадминистрация - 3.

10. Ермаковский сельский совет.

11. Лобановский сельский совет.

Согласованы инструкции по делопроизводству - 34:

Администрация Джанкойского района; Территориальная избирательная комиссия Джанкойского района Республики Крым; Джанкойский районный совет; Муниципальное казенное учреждение «Хозяйственное управление администрации Медведевского сельского поселения Джанкойского района Республики Крым»; Муниципальное казенное учреждение «Хозяйственное управление администрации Стальненского сельского поселения Джанкойского района Республики Крым»; Отдел культуры, межнациональных отношений и религий администрации Джанкойского района; 28 сельских советов.

Согласованы номенклатуры дел - 37:

Территориальная избирательная комиссия Джанкойского района Республики Крым; Джанкойский филиал Государственное бюджетное учреждение Республики Крым «Крыммелиоводхоз»; Джанкойский районный совет; Муниципальное казенное учреждение «Хозяйственное управление администрации Медведевского сельского поселения Джанкойского района Республики Крым»; Департамент труда и социальной защиты населения администрации Джанкойского района; Муниципальное казенное учреждение «Хозяйственное управление администрации Стальненского сельского поселения Джанкойского района Республики Крым»; Отдел культуры, межнациональных отношений и религий администрации Джанкойского района; Контрольно-счетная палата Джанкойского района Республики Крым; 28 сельских советов.

Не представили номенклатуру дел управление образования, молодежи и спорта администрации Джанкойского района.

Согласование Положения об архивном подразделении - 32:

Джанкойский районный совет; Муниципальное казенное учреждение «Хозяйственное управление администрации Медведевского сельского поселения Джанкойского района Республики Крым»; Муниципальное казенное учреждение «Хозяйственное управление администрации Стальненского сельского поселения Джанкойского района Республики Крым»; Отдел культуры, межнациональных отношений и религий администрации Джанкойского района; 28 сельских советов.

 Согласование Положения об экспертной комиссии - 32:

Джанкойский районный совет; Муниципальное казенное учреждение «Хозяйственное управление администрации Медведевского сельского поселения Джанкойского района Республики Крым»; Муниципальное казенное учреждение «Хозяйственное управление администрации Стальненского сельского поселения Джанкойского района Республики Крым»; Отдел культуры, межнациональных отношений и религий администрации Джанкойского района; 28 сельских советов.

Согласованы ЭПК Крымгосархива описи дел - 20, в том числе:

описи № 1 постоянного хранения на управленческую документацию - 10:

1. Азовский поселковый совет.

2. Масловский сельский совет.

3. Изумрудновский сельский совет.

4. Управление агропромышленного развития Джанкойской РГА.

5. Завет-Ленинский сельский совет.

6. Джанкойская райгосадминистрация - 3.

7. Вольновский поселковый совет.

8. Стальненский сельский совет.

описи № 2-П на похозяйственные книги -  2:

1. Изумрудновский сельский совет.

2. Завет-Ленинский сельский совет.

описи «Л» дел по личному составу - 8:

1. Азовский поселковый совет.

2. Масловский сельский совет.

3. Изумрудновский сельский совет.

4. Завет-Ленинский сельский совет.

5. Джанкойская райгосадминистрация - 3.

6. Вольновский поселковый совет.

инструкция по делопроизводству - 1:

- Администрация Джанкойского района.

положение об экспертной комиссии - 1:

- архивный отдел (муниципальный архив) администрации Джанкойского района.

положение об архиве - 1:

- архивный отдел (муниципальный архив) администрации Джанкойского района.

Использование информации документов

На сайте администрации Джанкойского района в разделе «Архивное дело» размещались актуальные вопросы по развитию архивного дела в районе:

- Отчет о работе архивного отдела (муниципального архива) администрации Джанкойского района за 2014 год;

- Сведения о хранении документов;

- Исполнение запросов по обращениям граждан;

- Об упорядочении нотариальных дел.

В Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации Джанкойского района были поданы списки ликвидированных учреждений, которые функционировали на территории Джанкойского района.

Архивным отделом предоставляется административная муниципальная услуга «Выдача архивных документов (архивных справок, выписок и копий)».

Всего исполнено 2993 запроса при плане 300.

Самая большая категория запрашиваемых сведений связана с подтверждением имущественных прав на землю и недвижимое  имущество. Это приказы, решения, распоряжения:

- о выделении земельных участков под строительство;

- о выдаче разрешений на реконструкцию и перестройку существующих сооружений;

- о закреплении придомовой территории за домовладениями;

- о вводе объектов в эксплуатацию;

- о предоставлении жилья;

- подтверждение сведений о фактах награждения;

- об административно-территориальных изменениях.

В связи с празднованием в 2015 году 70-летия Победы и организации беспрецедентной акции, посвященной этой дате «Бессмертный полк», поступали запросы из Израиля, Германии, Канады, Дальнего Востока, Урала, Краснодарского края по военной тематике, связанные с розыском родственников, погибших в годы войны.  

Запрашивались сведения об участии в партизанском и подпольном движении, проживании на оккупированной территории, угоне в Германию и местах захоронений.

В читальном зале зарегистрировано 80 человек, работавших с документами. Количество дел, выданных для использования - 655.

В архивном отделе были оформлены выставки, посвященные памятным датам:

- к Дню Победы;

- к Дню Партизанской славы;

- к Дню России.

Для учащихся Победненской общеобразовательной школы проведена экскурсия на тему «Исторические памятники и памятники времен Великой Отечественной войны на территории Джанкойского района».

Повышение квалификации кадров

В течение 2015 года работниками архивного отдела принималось участие в семинарах-обучениях, организованных фирмой «ЭЛЛАР» на базе Крымгосархива.

Главным специалистом архивного отдела (муниципального архива) администрации Джанкойского района пройдены курсы обучения по программному комплексу «Архивный фонд» в г. Симферополе. Это программа, в которую будут постепенно вноситься все данные о хранящихся в нашем архиве документах. При внесении нами сведений они будут доступны для использования информации не только в компьютерной базе Крымгосархива, но и на главном сервере Росархива в Москве.

Начальник архивного отдела (муниципального архива) администрации Джанкойского района Республики Крым 

 Н.Н. Левко