Разработка номенклатуры дел администрации

Джанкойского района и ее структурных подразделений 

1. Общие положения

Функционирование юридических и физических лиц различных форм собственности: государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий, в том числе структурных подразделений муниципальной администрации, сопровождается созданием документации.

Организации, независимо от сферы деятельности и формы собственности имеют аналогичные типовые управленческие функции и соответственно типовые управленческие системы документации.

Документация организации является объектом делопроизводства.

Делопроизводство – это сфера практической деятельности, которая документально обеспечивает функционирование каждого государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности.

Рациональное ведение делопроизводства, определение единых сроков хранения однотипных дел, упорядочение учета и формирования документов по делам на стадии делопроизводства невозможны без номенклатуры дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации является документом многоцелевого назначения:

1. является специальным классификационным справочником  и предназначена для систематизации документов;

2 содержит информацию о сроках хранения документов. Каждый документ, помещенный в дело и включенный в номенклатуру, имеет планируемый срок хранения.

Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

3. В номенклатуре закреплена за каждым делом индексация. В

соответствии с этим индекс дела по номенклатуре зачастую является составной частью регистрационного номера документа.

4. Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры

организации.

5. Является основой для составления описей дел постоянного и

временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

·                     уставом или положением об организации,

·                     положениями о структурных подразделениях,

·                     штатным расписанием,

·                     номенклатурой дел организации за прошлый год,

·                     описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

·                     типовыми, ведомственными перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения,

·                     типовыми и примерными номенклатурами дел.

2. Структура Примерной номенклатуры дел 

Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу и включает следующие разделы:

01. Организация системы управления:

         - распорядительная деятельность;

- организационные основы управления;

- деятельность совещательных органов при администрации, комиссий администрации муниципального образования;

- контроль и работа по обращениям граждан;

- правовое обеспечение деятельности;

- документационное обеспечение управления и организация хранения документов;

- программное обеспечение и информационные технологии;

- бухгалтерский учет и отчетность;

- кадровое обеспечение.

         Отраслевые управления и отделы:

02 Экономика и прогнозирование

03 Сельское хозяйство

04 Муниципальное имущество и земельные ресурсы

05 Закупки на контрактной основе. Муниципальный заказ

06 Архитектура и градостроительство

07 Жилищно-коммунальное хозяйство, транспорт

08 Учёт и распределение жилой площади

09 Культура

10 Молодёжная политика, физкультура и спорт

11 Охрана труда и техники безопасности

12 ГО и ЧС, мобилизационная работа

13 Опека и попечительство

14 Реализация административной реформы

15 Архивное дело

16 Профком

Документы в разделах расположены по номинальному признаку и степени значимости вопросов в логической последовательности.  

Заполнение граф номенклатуры дел организации 

·     в графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

·     в графу 2 «Заголовок дела»  включаются заголовки дел, предполагаемых к заведению или переходящих с прошлого года.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры организации определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные, справочно-информационные документы и др. Журналы регистрации документов, как правило, располагаются в конце каждого раздела перед резервными номерами.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок (например, «Входящая документация», «Разные материалы», «Переписка с другими организациями»), а также вводных слов, сложных оборотов и сокращенных наименований. Аббревиатура также не допускается.

Заголовок строится в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы, распоряжения);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

-  краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, (при необходимости);

- дата (период), к которым относятся документы дела

Часто в заголовках употребляется термин «документы», который в обязательном порядке требует расшифровки основных видов документов в деле, для определения точного срока хранения. Например «Документы (объяснительные, докладные, записки, справки, информации) о служебных проверках муниципальных служащих. Рекомендуется указывать в скобках не менее 3-х видов документов.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими». Они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Заголовки дел в каждом разделе необходимо объединять в группы по номинально - тематическому принципу (например, вместе все «приказы», «планы», «отчеты», «переписку» и др.).

В течение года в номенклатуру дел организации вносятся новые дела, не предусмотренные номенклатурой. С этой целью в конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

         Документы с грифом «ДСП» включаются в номенклатуру дел организации под отдельными номерами. В графе «Примечание» делается соответствующая отметка «ДСП».

         Не подлежат включению в номенклатуру дел организации дела секретного делопроизводства, а также печатные издания, брошюры, справочники, словари и др.

·     Графа 3 «Кол-во ед.хр.»  заполняется по окончании календарного года, в ней указывается количество единиц хранения сформированных за год.

·     в графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому, ведомственному перечню, а при их отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, присланной вышестоящей организацией, а также сроки хранения, установленные федеральными и иными нормативными правовыми актами, и их реквизиты, например: 

- «6 лет, Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ». 

Если в номенклатуре дел присутствуют отдельные категории документов, срок хранения которых не предусмотрен перечнями документов, сроки их хранения определяют специалисты администрации муниципального образования, и представляют на согласование Экспертной комиссии  администрации муниципального образования или ЭК архивного отдела (муниципального архива) администрации.

В этом случае в графе 5 «Примечание» должна быть ссылка на           № протокола и дату его проведения, на котором были рассмотрены сроки хранения для данных документов. Один экземпляр протокола подшивается к номенклатуре, второй передается с номенклатурой в архив.

Также в графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию или отдел, о передаче дел в архив администрации, о виде материального носителя информации и т.д.

По окончании года в конце номенклатуры дел организации заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения и учитываются переходящие дела. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в архивный отдел (муниципальный архив) администрации, о чем в номенклатуре дел организации проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Определение конкретных сроков хранения документов

Сроки хранения документов зафиксированы в специальных справочниках - Перечнях документов со сроками хранения, которые составляются архивными учреждениями или, если они готовятся ведомством, обязательно согласовываются с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива.

Управленческие документы со сроком их хранения приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558. Этим Типовым перечнем мы руководствуемся в работе.

В Типовом перечне находят отражение сроки хранения документов, общих для всех организаций. Естественно, что каждая организация ведет свою специфическую деятельность, и документы, в которых она отражена, могут отсутствовать в Типовом перечне. Для определения сроков хранения таких документов следует воспользоваться другими перечнями ведомственными (ЗАГСА, медицинскими, др.) или использовать сроки хранения документов, приближенных к ним по своей значимости.

В Типовом перечне иногда вместо конкретных сроков хранения стоят пометки:

- «до минования надобности» (ДМН) - это означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но не менее 1 года;

- «до замены новыми» (ДЗН) - документы имеют нормативно-определенный срок хранения и используются в работе до их отмены или замены новыми (например: Положение об отделе, должностные инструкции);

- «ЭПК» - документы или их часть могут иметь научное или практическое значение, и поэтому по истечении основного указанного срока хранения они дополнительно просматриваются ЭК архивного отдела для уточнения возможностей их дальнейшего хранения или выделения к уничтожению.

Одно из основных требований, предъявляемых к номенклатуре, - в дело не помещаются вместе документы постоянного и временного сроков хранения, так как дела с документами разного срока хранения в дальнейшем обрабатываются по-разному, и если в деле они размещены, то его при подготовке к дальнейшему хранению придется переформировывать.

Если дело состоит из копий документов, то это необходимо отразить в заголовке дела. Для дел, сформированных их копий или вторых экземпляров устанавливается срок хранения «до минования надобности» (ДМН) независимо от срока хранения оригиналов документов, в том числе, для документов постоянного хранения.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 года. Следовательно, документы за 2010 год, имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2016 году.

Уменьшение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой, не допускается. Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызывается спецификой работы органов местного самоуправления муниципальных образований. Предложение об изменении установленного срока хранения документов в обязательном порядке рассматривается экспертной комиссией (ЭК) администрации, согласовывается с соответствующим муниципальным архивным учреждением. 

Порядок составления и оформления номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации оформляется в следующем порядке:

-  на общем бланке организации,

- подписывается лицом, ответственным за делопроизводство,

- визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,

-  согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации,

-  направляется на согласование экспертной комиссии (ЭК) архивного отдела (муниципального архива) администрации,

- утверждается руководителем организации.

После согласования и утверждения номенклатуры дел структурные подразделения организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год уточняется, утверждается или составляется, если ее не было, в последнем квартале текущего года (как правило, в конце декабря) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел муниципальной администрации должна согласовываться ЭК архивного отдела (муниципального архива), а затем ЭПК Крымгосархива не реже одного раза в 5 лет (предоставляться для контроля за делопроизводством в организации – ежегодно). В случае изменения функций и структуры организации в течение данных 5 лет разрабатывается и согласовывается в установленном порядке новая номенклатура дел.

Номенклатура дел организации печатается в 3-х экземплярах:

- первый, утвержденный экземпляр, является документом постоянного срока хранения, хранится в организации и включается в номенклатуру дел;

- второй – используется в организации в качестве рабочего;

- третий – направляется в архивный отдел (муниципальный архив) администрации.

Начальник архивного отдела (муниципального архива) Администрации Джанкойского района

Н.Н. Левко